Traiter un lot de rapports de dépenses
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Vidéo - Traiter les rapports de dépenses pour obtenir un paiement (anglais): Video - Processing Expense Reports for Payment
Commencer le processus de traitement
Pour traiter un lot de rapports de dépenses, cliquez sur l'onglet Lots à traiter. Chaque lot affiche des rapports de dépenses, et les totaux des lots s'affichent en haut de l'écran sous l'onglet Lots à traiter. Le lot comprend les champs « Date de paiement prévue » et « Description du lot », et les boutons Traiter ce lot, Exporter, et Supprimer un lot figurent dans le coin supérieur droit.
Avant de commencer le processus de traitement, définissez la date prévue pour le paiement des rapports. Pour paramétrer cette date, cliquez sur le champ « Date de paiement prévue » pour choisir une date à l'aide de l’agenda contextuel. Vous pouvez activer un avis à envoyer aux expéditeurs de rapports les informant de la date de paiement prévue.
Vous pouvez aussi saisir la description du lot. Cette description sera visible à tous les expéditeurs de rapports de dépenses du lot et incluse dans l'historique de traitement du lot (tout comme les commentaires d'approbation ou de refus sont inclus dans l'historique du rapport de dépenses). La description comprend la date à laquelle le rapport de dépenses a été intégralement traité et la date de paiement prévue.
N'oubliez pas de vérifier les rapports de dépenses avant de traiter le lot, car vous ne pourrez pas modifier le lot une fois traité. Le processus de traitement d'un lot préserve l'intégrité des rapports de dépenses pendant le processus de paiement en empêchant des modifications aux rapports du lot.
Pour traiter le lot, cliquez sur Traiter ce lot. La boîte de dialogue Traiter un lot apparaît avec tous les renseignements relatifs au lot. Vous pouvez cocher ou décocher l'option « Informer tous les utilisateurs des rapports de dépenses dans ce lot ». Une fois cochée, les expéditeurs de rapports de ce lot recevront un avis avec la date de paiement prévue et la description du lot.
Vous pouvez choisir de :
- Retenir le lot pour pouvoir encore apporter des modifications au lot ou à la date de paiement prévue.
- Finaliser le lot pour pouvoir le fermer.
Retenir un lot
Pour retenir un lot, cliquez sur le bouton Retenir dans la boîte de dialogue de traitement du lot. Le lot s'affiche sous l'onglet Lots retenus. Vous pouvez encore ouvrir et passer en revue ou refuser un rapport de dépenses dans le lot retenu, effectuer des modifications à la date de paiement prévue ou à la description du lot, puis cliquer sur Traiter le lot pour traiter à nouveau le lot.
Astuce : Lorsque vous retenez un lot, vous pouvez décocher l'option « Informer tous les utilisateurs des rapports de dépenses dans ce lot » afin que les expéditeurs de rapports ne reçoivent pas d'avis avec la date de paiement prévue et la description du lot.
Finaliser un lot
Pour finaliser un lot et le fermer, cliquez sur le bouton Terminer de la boîte de dialogue de traitement du lot. Le lot s'affiche sous l'onglet Lots terminés, et un message de confirmation s'affiche en haut de l'écran Dépenses.