Voyage

Approbation préalable au voyage : Si elle est activée sur votre site, l'approbation préalable au voyage offre un moyen automatique de contrôler les frais de déplacement en désignant des approbateurs qui peuvent approuver ou refuser votre demande. La fonction vérifie vos itinéraires, qui comprennent des vols, des hôtels ou des voitures de location, et envoie un courriel à votre approbateur désigné (ou un approbateur secondaire) à des fins de notification. La fonction peut également être configurée pour permettre aux approbateurs d'approuver ou de refuser le voyage avant qu'un billet soit émis en cliquant sur un lien dans le courriel de notification. Vous pouvez indiquer la raison de votre voyage à inclure dans les courriels envoyés aux approbateurs. Les approbateurs peuvent cliquer sur un lien du courriel pour approuver ou refuser le voyage sur un ordinateur ou un appareil mobile. Pour en savoir plus, consultez la section « Approbation préalable au voyage » dans la section Foire aux questions (FAQ) sur les pages Planification de voyages et Modification.

Voyage en train au Canada  :  Le service VIA Rail est maintenant offert pour les voyages en train au Canada. Consulter la rubrique Sélectionner et vérifier un voyage en train pour obtenir de plus amples détails.

Vols : Ahora puede buscar tarifas de un negocio a otro de Interjet y comprar vuelos. Además, agregamos más aeropuertos de acceso directo internacional para Southwest. (Pour savoir comment rechercher des vols, voir la rubrique Rechercher un vol.)

Hôtels : Vous pouvez désormais voir d'avantage de types de chambres dans différents hôtels et établissements. Lorsque vous cherchez des hôtels, ceux ayant des chambres disponibles s'affichent en premier, tandis que les hôtels complets sont présentés au bas de l'écran. La politique d'annulation de la chambre d'hôtel est affichée clairement sur la page des résultats de recherche d'hôtels. Pour plus de détails sur la recherche d'hôtels, voir la rubrique Rechercher un hôtel.

Location de voiture : Vous pouvez maintenant chercher et réserver des locations de voitures avec Silvercar, qui apparaît maintenant dans la liste des agences de location de voitures. (Pour savoir comment chercher des locations de voiture, voir Rechercher une voiture de location).

Service voiturier : L'entrée inscrite dans votre agenda pour votre réservation de service voiturier comprend maintenant le numéro de téléphone d'assistance du fournisseur de service voiturier. Le calendrier de votre téléphone mobile peut prendre en charge l'entrée d'un numéro de téléphone pour effectuer l'appel. (Pour savoir comment réserver un service de voiturier, voir Réserver ou ajouter un service voiturier.)

Paiements et itinéraires : Vous pouvez saisir les informations d'une carte de paiement à usage unique pour régler tout service de voyage sans devoir enregistrer cette carte (voir la rubrique Acheter le voyage pour plus de détails sur l'achat d'un voyage). Nous avons également amélioré les fonctions de modification et d'annulation du voyage afin que les administrateurs puissent contrôler de façon plus précise les modifications apportées aux transactions effectuées antérieurement hors ligne. (Pour en savoir plus sur la modification ou l'annulation d'un voyage, voir la rubrique Modifier ou annuler un voyage réservé.) 

Dépenses

Configuration automatique du type de dépenses réglées avec des cartes d'entreprise : Pour simplifier la création de rapports de dépenses, le menu déroulant Type des transactions par carte d'entreprise Visa, MasterCard ou American Express est prérempli avec le type de frais déjà utilisé pour ce genre de transaction. Vous pouvez remplacer ce type de frais par défaut en choisissant un type différent dans le menu déroulant. Pour obtenir des instructions, consultez Ajouter et modifier les articles d'un rapport de dépenses.

Division de l'affectation des coûts pour un article : Vous pouvez aussi maintenant diviser l'allocation d'un article par le montant (en dollars) ou le pourcentage à plus d'un segment de coût. Par exemple, si vous avez offert un repas d'entreprise pour plusieurs services, vous pouvez diviser le coût de ce repas afin de répartir les coûts à chaque service. Consulter Affecter des coûts à un article d'un rapport de dépenses pour obtenir de plus amples détails.

Ajout d'un approbateur délégué : Comme approbateur, vous pouvez définir au moins un délégué qui peut approuver les rapports de dépenses en votre nom. Par exemple, si vous êtes un gestionnaire sur le point de partir en vacances, vous pouvez assigner un assistant administratif comme approbateur délégué afin qu'il puisse approuver les rapports jusqu'à votre retour. Consulter la rubrique Renseignements personnels et professionnels de votre profil pour obtenir de plus amples détails.

Impression de reçus avec les rapports de dépenses : Vous pouvez maintenant imprimer un fichier PDF d'un rapport de dépenses qui comprend tous les reçus du rapport. Consulter la rubrique Imprimer ou supprimer des rapports de dépenses pour obtenir de plus amples détails.

Suivi des participants : Vous pouvez désormais rechercher et sélectionner des participants dans les carnets d'adresses généraux et de l'entreprise pour les inclure dans les types de dépense tels que les repas et autres et calculer automatiquement le montant par participant. Pour plus de détails sur la création ou la modification des articles et sur l'utilisation du champ Participants, voir la rubrique Ajouter et modifier les articles d'un rapport de dépenses. Les administrateurs peuvent configurer des carnets d'adresses généraux ou pour l'ensemble de l'entreprise, charger des contacts dans les carnets d'adresses de l'entreprise et activer le suivi des participants pour les types de dépenses (voir la rubrique Configuration des carnets d'adresses de l'entreprise).

Affectation d'approbateurs à la répartition des coûts : En tant qu'administrateur de dépenses, vous pouvez affecter des approbateurs à la répartition des coûts, par exemple pour des projets. Chaque rapport de dépenses soumis faisant référence à la répartition des coûts doit ensuite être approuvé par l'approbateur de l'affectation des coûts ainsi que par l'approbateur de la personne émettrice. Voir « Affectation d'approbateurs à la répartition des coûts » dans la section Configurer l'affectation des coûts pour en savoir plus.

Lier un champ de profil à un segment de coûts : En tant qu'administrateur de dépenses, vous pouvez choisir le champ de profil, comme le service ou le centre de coûts, à lier à un segment de coût. Ceux qui soumettent des rapport de dépenses voient ce segment de coût par défaut lors de la création de leurs rapports. Voir « Ajout ou modification d'un segment de coûts » sous Configurer l'affectation des coûts pour en savoir plus.

Avances en espèces : Vous pouvez entrer une avance en espèces, ainsi que sa date, lorsque vous créez un rapport de dépenses (pour plus de détails sur la création d'un rapport de dépenses, voir la rubrique Créer un rapport de dépenses). En tant qu'administrateur, vous pouvez activer ou désactiver la fonction d'avance en espèces (pour plus de détails, voir la rubrique Préparer une avance en espèces).

Affectation de coût : En tant qu'administrateur, vous pouvez charger les valeurs des segments de coût pour l'affectation des coûts dans les rapports de dépenses. Les administrateurs peuvent également préciser si les segments d'affectation des coûts devraient être affichés dans l'en-tête du rapport de dépenses (afin qu'ils s'appliquent à l'ensemble du rapport) ou dans chacun des articles (pour qu'ils ne s'appliquent qu'à un article du rapport). Voir la rubrique Configurer l'affectation des coûts pour plus de détails.

Suivi du kilométrage : D'autres types de dépenses pour le kilométrage sont maintenant offerts, qui permettent aux administrateurs de définir des règles pour différents taux de kilométrage (par ex., les taux pour les motos et les camions). Voir la rubrique : Configurer les types de dépense pour plus de détails.

Génération de rapports de dépenses et ajout d'une exportation de lots personnalisés : Les administrateurs du site disposant d'un accès au tableau de bord Partenaire peuvent générer des rapports afin de surveiller et d'évaluer les dépenses et d'intégrer un fichier d'exportation personnalisé dans le mouvement d'exportation des fichiers de lots du payeur des dépenses. Connectez-vous au tableau de bord Partenaire et cliquez sur le lien Aide pour accéder à l'onglet Rapports, vous y trouverez des instructions sur la saisie d'un cas de soutien à intégrer à l'exportation de lots personnalisés.

Plateforme

Agenda : Une intégration améliorée de l'agenda Google permet d'accéder aux plus récentes fonctions de cet agenda. Si votre agenda Google et vos projets de voyage ne sont pas synchronisés, vous pouvez envoyer vos prochains projets dans l'agenda une fois le voyage réservé. Pour plus de détails, voir la rubrique Configurer votre agenda.

Aide : Le lien Aide inclut désormais un guide de l'utilisateur, complété de vidéos instructives. Voir la rubrique d' Aide pour la page d'accueil.