Créer un rapport de dépenses

 Vidéo - Créer des rapports de dépenses (anglais): Video - Creating Expense Reports

 Vidéo - Créer des rapports de dépenses à partir de reçus ou de transactions (anglais): Video - Creating Expense Reports from Receipts or Transactions

Pour votre commodité, la page Dépenses propose trois méthodes différentes pour démarrer un rapport de dépenses :

• Commencez à partir des transactions dans le porte-monnaie numérique. Sélectionnez les transactions sous l'onglet Transactions dans le porte-monnaie numérique, puis cliquez sur le bouton Ajouter au nouveau rapport ou faites-les glisser sur l'icône Créer un nouveau rapport. Voir la rubrique Utiliser le porte-monnaie numérique pour plus de détails
• Commencez à partir des reçus non joints dans le porte-monnaie numérique. Sélectionnez les images miniatures sous l'onglet Reçus non joints du porte-monnaie numérique, puis cliquez sur le bouton Ajouter au nouveau rapport ou faites-les glisser sur l'icône Créer un nouveau rapport. Voir la rubrique Utiliser le porte-monnaie numérique pour plus de détails
• Créez le rapport sous l'onglet Mes rapports. Si vous avez affiché le porte-monnaie numérique, cliquez sur l'onglet Mes rapports. Cliquez ensuite sur l'icône Créer un nouveau rapport sur le côté gauche de la section Mes rapports de la page Dépenses.

Une fois que vous avez commencé un nouveau rapport, la boîte de dialogue Créer un nouveau rapport apparaît. Suivez les étapes ci-dessous :

1. Saisissez le nom du rapport. Ce nom identifie le rapport de dépenses dans une liste de rapports.
2. Saisissez l'objectif (facultatif). L'approbateur de votre rapport de dépenses utilise ce champ pour déterminer la raison des dépenses.
3. Choisissez le format de devise des montants du rapport de dépenses dans le menu déroulant Devise par défaut.
   Astuce : Le système utilise la devise que vous avez choisie pour votre profil (comme décrit dans Paramètres d'affichage), sauf si vous la modifiez ici. Si la devise est différente de celle utilisée par l'entreprise, les totaux du rapport s'affichent dans les deux devises.
4. Si votre site permet d'entrer une avance en espèces, et que vous avez reçu une avance en espèces :
   1. Cliquez sur l'icône d'agenda pour la date d'avance en espèces et choisissez une date, ou saisissez-en une.
   2. Saisissez le montant dans le champ Avance en espèces.
5. (Facultatif) Si les segments d'affectation des coûts ont été configurés pour votre site, vous pouvez choisir les affectations des coûts par défaut pour le rapport de dépenses complet en commençant à taper l'affectation des coûts. Les suggestions apparaissent pour faciliter la sélection.
   Astuce : Vous pouvez ensuite modifier les affectations des coûts pour n'importe quel article du rapport. Si vous ne choisissez pas les affectations des coûts par défaut, vous pouvez toujours choisir les affectations de coûts tandis que vous créez chaque article du rapport, ou définissez les affectations pour tous les articles à la fois. Consulter la rubrique Affecter des coûts à un article d'un rapport de dépenses pour obtenir de plus amples détails.
6. Cliquez sur le bouton Créer un rapport.

L'écran du rapport de dépenses s'affiche avec, en haut, les informations, et en bas, les onglets Transactions, Détails et Historique. L'onglet Détails affiche le nom du rapport de dépenses et l'objectif que vous avez indiqué lorsque vous avez créé le rapport. Vous pouvez modifier ces informations et cliquez sur Enregistrer pour les enregistrer. L'onglet Historique affiche la date et la description de chaque article du rapport de dépenses créé, envoyé, refusé, modifié, approuvé, et payé.

Le rapport est vide jusqu'à ce que vous ajoutiez des articles de ligne. Voir la rubrique :

Ajouter et modifier les articles d'un rapport de dépenses

Joindre un reçu à un article d'un rapport de dépenses

Supprimer ou modifier le reçu d'un article dans un rapport de dépenses

Détailler un article d'un rapport de dépenses

Ajouter du kilométrage à un article d'un rapport de dépenses

Affecter des coûts à un article d'un rapport de dépenses

Travailler avec les rapports de dépenses