Pour ouvrir la page Profil, cliquez sur votre nom en haut de l'écran et choisissez Profil dans le menu déroulant.

La partie supérieure de la page Profil affiche vos renseignements personnels et professionnels, que l'application utilise pour les insérer automatiquement dans les champs lorsque vous réserverez un vol, un hôtel, une voiture de location, etc. Elle contient des sections pour les coordonnées de contacts, les adresses d'affaires et du domicile, les cartes de paiement, les détails du profil et les délégués.

Détails du profil

Dans la partie Détails du profil de la section des renseignements personnels et professionnels près de la partie supérieure de la page Profil, saisissez ou modifiez vos renseignements comme ci-dessous :

• Cliquez sur Modifier les renseignements personnels pour modifier votre nom, date de naissance et sexe. Assurez-vous d'utiliser le nom inscrit sur votre permis de conduire et/ou passeport, afin de pouvoir utiliser ce nom pour l'achat de billets de vol.
• Cliquez sur Modifier la personne à contacter en cas d'urgence pour saisir le nom de cette personne-ressource.
• Cliquez sur Modifier le mot de passe pour modifier le vôtre.

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.

Coordonnées des contacts

Pour ajouter ou modifier des coordonnées de contacts, l'adresse du domicile ou d’affaires, cliquez sur le bouton Ajouter ou Modifier dans ces sections (le bouton Ajouter apparaît si vous n'avez pas encore saisi d'informations). La page Adresses et numéros de téléphone s'affiche. Vous pouvez saisir ou modifier l'adresse, les numéros de téléphone et les adresses de courriel pour votre résidence et votre entreprise. Vous pouvez également configurer les courriels de confirmation à envoyer à l'adresse de courriel pertinente, soit l'adresse indiquée dans votre profil, ou une autre adresse que vous avez saisie dans le champ « Autre adresse de courriel ».

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.

Cartes de paiement

Pour ajouter ou modifier des cartes de paiement, cliquez sur le bouton Ajouter ou Modifier à côté de « Cartes de paiement » (le bouton Ajouter apparaît si vous n'avez pas encore saisi de carte).

Saisissez une ou plusieurs cartes de paiement. Le chiffrement au niveau bancaire et les mesures prises pour la sécurité permettent de protéger ces informations. Pour chaque carte de paiement :

1. Saisissez le nom du titulaire (tel qu'il figure sur la carte), le type de carte, le numéro et la date d'expiration de la carte.
2. Créez un nom pour cette carte dans le champ « Donner un nom à cette carte ». Ce nom apparaîtra dans les menus déroulants pour sélectionner une carte de paiement, facilitant ainsi ce choix.
3. Ajoutez l'adresse de facturation pour la carte.
4. Configurez une alerte destinée à vous avertir lorsque la carte vient bientôt à expiration, dans la section Alerte d'expiration : Choisissez le nombre de mois, ou Jamais, dans le menu déroulant Afficher l'alerte.
5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.

Délégués

Un délégué est une personne qui peut réserver un voyage ou soumettre des rapports de dépenses pour vous. Par exemple, si vous êtes un gestionnaire, vous pouvez déléguer votre adjoint administratif afin qu'il soumette vos rapports de dépenses, ou un gestionnaire de voyages peut être le délégué de plusieurs employés. En outre, un approbateur délégué est quelqu'un qui peut approuver les rapports de dépenses d'un approbateur de dépenses. Par exemple, si vous êtes un gestionnaire sur le point de partir en vacances, vous pouvez assigner votre adjoint administratif comme approbateur délégué afin qu'il puisse approuver les rapports jusqu'à votre retour.

Pour vous ajouter à titre de délégué d'une autre personne, ou pour ajouter une personne qui sera votre délégué, cliquez sur le bouton Ajouter à côté de « Délégués ». La page d'accès du délégué s'affiche avec des sections de réservation, de soumission et d'approbation.

Délégués de réservation et de soumission

Vous pouvez vous ajouter vous-même en tant que délégué pour la réservation de voyage ou la soumission des rapports de dépenses de quelqu'un d'autre. Vous pouvez également ajouter une réservation et soumettre un délégué pour vous-même.

Ajout de vous-même en tant que délégué

Suivez ces étapes :

1. Cliquez sur Devenir un délégué dans la section Personnes pour lesquelles je peux réserver et soumettre. La page Devenir un délégué s'affiche.
2. Saisissez un nom ou une adresse de courriel dans le champ « Rechercher » pour rechercher la personne pour laquelle vous serez un délégué. Au moins un nom apparaît.
3. Cliquez sur le bouton radio à côté du nom de la personne dans les résultats de recherche.
4. Cliquez sur le bouton Sélectionner. Un courriel de confirmation vous sera automatiquement envoyé (confirmant que vous êtes maintenant un délégué) et sera aussi envoyé à la personne dont vous serez un délégué.

Pour vous ajouter un délégué

Suivez ces étapes :

1. Cliquez sur Ajouter un délégué dans la section Personnes qui peuvent réserver et soumettre pour moi. La page Ajouter un délégué s'affiche.
2. Saisissez un nom ou une adresse de courriel dans le champ « Rechercher » pour rechercher la personne qui agira comme votre délégué. Au moins un nom apparaît.
3. Cliquez sur le bouton radio à côté du nom de la personne dans les résultats de recherche.
4. Cliquez sur le bouton Sélectionner. Un courriel de confirmation vous sera automatiquement envoyé (confirmant le nom de votre délégué) et sera aussi envoyé à la personne que vous avez désignée comme votre délégué.

Délégués pour approbation de rapport de dépenses

Un approbateur de dépenses peut désigner au moins un approbateur délégué qui peut approuver les rapports de dépenses en son nom. L'approbateur peut continuer à recevoir des notifications par courriel des rapports de dépenses soumis afin de suivre les approbations et approuver un rapport, le cas échéant. Un approbateur délégué peut afficher les rapports de dépenses devant être approuvés sous l'onglet Rapports de tous les employés. En outre, un payeur peut afficher l'historique d'un rapport de dépenses et voir qu'un délégué approbateur a accordé une approbation au nom de l'approbateur habituel. Le payeur peut, le cas échéant, faire un suivi avec la personne appropriée.

Pour ajouter un approbateur délégué, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur Ajouter un délégué dans la section Personnes qui peuvent approuver pour moi. La page Ajouter un approbateur délégué s'affiche.
2. Entrez le nom ou l'adresse électronique de l'utilisateur que vous voulez nommer comme délégué, puis cliquez sur Rechercher. Une liste d'utilisateurs s'affiche sous les résultats de recherche.
3. Cliquez sur le bouton radio d'un utilisateur, puis cliquez sur la case à cocher dans la colonne des dépenses de cet utilisateur. Vous pouvez sélectionner un seul utilisateur à la fois pour ajouter un délégué.
4. Cliquez sur le bouton Sélectionner pour enregistrer les modifications apportées à votre délégué.

Retrait d'un délégué

Si vous souhaitez supprimer un délégué dans votre compte, cliquez sur le bouton Modifier à côté de « Délégués ». Cliquez ensuite sur Supprimer pour supprimer le délégué visé.