Procesamiento de un lote de informes de gastos

 Video - Procesamiento de los informes de gastos para su pago (Inglés): Video - Processing Expense Reports for Payment

Inicio del proceso

Para procesar un lote de informes de gastos, haga clic en la pestaña Lotes para procesar. Cada lote muestra sus informes de gastos y los totales de cada lote aparecen en la parte superior en la pestaña Lotes para procesar. El lote incluye los campos "Fecha de pago prevista" y "Descripción del lote" y los botones Procesar este lote, Exportar y Eliminar lote aparecen en la esquina superior derecha.

Antes de procesar, configure la fecha en la que tiene previsto pagar los informes. Para configurar la fecha de pago prevista, haga clic en el campo "Fecha de pago prevista" para seleccionar una fecha del calendario emergente. Puede elegir que los remitentes de los informes de gastos reciban una notificación con la fecha de pago prevista.

También puede ingresar una Descripción del lote. Esta descripción puede ser vista por todos los remitentes de informes de gastos del lote y se incluye en el historial de procesamiento del lote (algo similar al modo en que los comentarios de aprobación y rechazo se incluyen en el historial del informe de gastos). La descripción incluye la fecha en la que se completó el procesamiento del informe de gastos y la fecha de pago prevista.

Asegúrese de revisar los informes de gastos antes de procesar el lote, dado que no puede realizar modificaciones al lote después de procesarlo. El procesamiento del lote mantiene la integridad de los informes de gastos durante el proceso de pago evitando cualquier cambio en los informes de un lote.

Para procesar el lote, haga clic en Procesar este lote. Aparecerá el cuadro de diálogo Procesar este lote con toda la información sobre el lote. Puede marcar o desmarcar la opción "Notificar a todos los usuarios con informes de gastos en este lote". Si la marca, los remitentes de los informes de este lote recibirán una notificación con la fecha de pago prevista y la descripción del lote.

Puede elegir entre estas opciones:

• Poner el lote en espera para poder seguir realizando cambios al lote o a la fecha de pago prevista.
• Finalizar el lote para cerrarlo.

Cómo poner el lote en espera

Para poner un lote en espera, haga clic en el botón En espera en el cuadro de diálogo Procesar lote. El lote aparece en el pestaña Lotes en espera. Ahora puede seguir abriendo y revisando o rechazando un informe de gastos del lote, hacer cambios a la fecha de pago prevista o la descripción del lote y luego hacer clic en Procesar lote para volver a procesarlo.

Consejo: Al poner un lote en espera, es posible que desee desmarcar la opción "Notificar a todos los usuarios con informes de gastos en este lote" para que los remitentes de este lote no reciban una notificación con la fecha de pago prevista y la descripción del lote.

Finalización del lote

Para finalizar un lote y cerrarlo, haga clic en el botón Finalizar del cuadro de diálogo Procesar lote. El lote aparece en la pestaña Lotes finalizados y en la parte superior de la pantalla Gastos aparecerá un mensaje de confirmación.